Training financiar-contabil pentru echipă: ce merită învățat intern și ce nu

Cele mai multe firme cer training contabil pentru motivul greșit: vor să internalizeze o muncă pe care o externalizează corect. Rareori merită. Ce merită aproape întotdeauna este altceva: ca oamenii care iau decizii să înțeleagă cifrele pe care le primesc, iar cei care produc documentele să le producă bine de prima dată.

Ce merită învățat intern

• Citirea unui raport de management: ce înseamnă marja, ce înseamnă cash-flow-ul și de ce profitul nu e bani în cont.
• Documentul primar corect: ce trebuie să conțină o factură, un bon, un deviz, un proces-verbal de recepție, ca să nu se întoarcă.
• Fluxul intern al documentelor: cine, ce, până când. Majoritatea întârzierilor contabile sunt întârzieri de circuit intern, nu de contabilitate.
• Disciplina de casă și de deconturi: avansuri, justificări, termene.
• Ce declanșează o obligație fiscală nouă: praguri, plafoane, momente în care firma trebuie să anunțe pe cineva.

Ce nu merită internalizat

Întocmirea situațiilor financiare, tratamentele contabile complexe, raportările specializate și interpretarea legislației în schimbare. Nu pentru că oamenii tăi nu ar putea învăța, ci pentru că menținerea competenței costă mai mult decât serviciul, iar riscul rămâne integral la firmă.

Un test simplu: dacă o competență se folosește de câteva ori pe an și greșeala se sancționează, externalizeaz-o. Dacă se folosește zilnic și greșeala se corectează ieftin, învaț-o intern.

Formatele care funcționează

Sesiune scurtă, pe o singură temă

Două ore, un subiect, oamenii care chiar fac acel lucru. Funcționează pentru documente primare, deconturi, circuitul intern.

Training pe cifrele firmei tale

Aceeași sesiune, dar cu rapoartele tale reale în loc de exemple generice. Este formatul cu cel mai bun rezultat pentru manageri și asociați, pentru că discuția pornește de la decizii pe care le au de luat oricum.

Onboarding pentru un rol nou

Când angajezi pe cineva pe financiar sau administrativ, primele două săptămâni decid câți ani de corecturi urmează.

Cum se măsoară că a folosit la ceva

Nu prin chestionar de satisfacție. Prin lucruri observabile în lunile următoare: câte documente se mai întorc pentru corectare, cât de repede ajung actele la contabilitate, câte întrebări repetate mai apar, dacă deconturile se închid în termen.

Dacă niciunul dintre aceste numere nu se mișcă, trainingul a fost o zi liberă plătită, nu o investiție.

Când are sens să programezi o sesiune

Momentele în care un training produce efect măsurabil sunt cele în care ceva se schimbă oricum:

• Angajezi pe cineva pe administrativ sau financiar și vrei să înceapă corect;
• Firma trece un prag: prima angajare, primul punct de lucru, prima linie nouă de business, primul an cu obligație de audit;
• Ai schimbat contabilul sau ai externalizat contabilitatea și circuitul documentelor trebuie reașezat;
• Se schimbă o obligație care te privește direct și echipa trebuie să știe ce face diferit de luna viitoare;
• Ai observat aceleași corecturi repetate luni la rând pe aceleași documente.

În afara acestor momente, un training general se uită în două săptămâni, pentru că nu are unde să se aplice imediat.

Ce conține, concret, o sesiune pe documente primare

1. Ce document se emite în fiecare situație de vânzare sau de cheltuială și cine îl emite;
2. Elementele obligatorii, verificate pe documentele reale ale firmei, nu pe exemple;
3. Cazurile care se greșesc frecvent: avansuri, storno, discounturi, cheltuieli de protocol, deconturi de deplasare, combustibil;
4. Termenele interne: până când ajunge documentul la contabilitate și ce se întâmplă dacă întârzie;
5. Ce se întâmplă în aval: cum ajunge documentul în declarații și de ce o greșeală mică produce o corecție mare.

Cui ne adresăm

Lucrăm cu echipe administrative și financiare, cu antreprenori care vor să citească singuri cifrele firmei și cu firme din Prahova și din zonele învecinate care preferă sesiuni la sediul lor. Sesiunile se construiesc pe situația reală a firmei, nu pe o programă fixă.

Dacă vrei să discutăm ce ar avea sens pentru echipa ta, vezi programele de training sau scrie-ne ce probleme vezi acum în firmă.