REGES-Online: termenele pe care le uită angajatorii și amenzile care urmează

REGES-Online a înlocuit Revisal ca registru general de evidență a salariaților. Schimbarea de platformă a fost partea vizibilă. Partea costisitoare este alta: termenele nu sunt uniforme. Unele obligații se raportează cu o zi înainte de eveniment, altele în trei zile lucrătoare, altele în cinci sau douăzeci. Majoritatea amenzilor pe care le vedem nu vin din rea-credință, ci din presupunerea că există un singur termen.

Mai jos sunt toate termenele, grupate pe situația reală din firmă, și amenda care corespunde fiecăreia.

Cine are obligația

Obligația revine angajatorului, indiferent de forma juridică, pentru orice persoană aflată într-un raport de muncă în baza Codului muncii sau a unei legi speciale. Angajatorii cu sedii secundare, sucursale sau puncte de lucru raportează pentru toate structurile.

Termenele, pe situații

Înainte de a începe activitatea

Datele de identificare ale salariatului și elementele contractului individual de muncă se transmit cel târziu în ziua anterioară începerii activității. Nu în prima zi de lucru, nu la semnarea contractului dacă activitatea începe mai devreme. Cu o zi înainte.

Acesta este termenul cu cea mai severă consecință: netransmiterea intră sub regimul muncii nedeclarate din Codul muncii, nu sub amenzile obișnuite ale hotărârii.

Modificări ale contractului

• Modificarea elementelor contractului individual de muncă: cel târziu în ziua anterioară producerii modificării.
• Dacă modificarea vine dintr-o hotărâre judecătorească: 10 zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoștință de conținutul ei.
• Modificarea datelor de identificare ale angajatorului: 3 zile lucrătoare de la înregistrarea documentului care o atestă.

Suspendarea contractului

Regula generală este ziua anterioară datei de suspendare sau de încetare a suspendării. Excepțiile sunt cele care produc cele mai multe întârzieri, pentru că evenimentul nu poate fi anticipat:

• Concediu medical: 3 zile lucrătoare de la data înregistrării certificatului la angajator.
• Absențe nemotivate: 3 zile lucrătoare de la data suspendării.
• Forță majoră: 3 zile lucrătoare de la data suspendării.

Certificatul medical este cazul clasic. Salariatul îl aduce după ce revine, iar termenul curge de la înregistrarea lui la angajator, nu de la prima zi de concediu. Cine numără de la data îmbolnăvirii raportează, de regulă, prea târziu.

Detașare

• Detașare în țară: cel târziu în ziua anterioară datei de începere sau de încetare.
• Detașare pe teritoriul altui stat: cel târziu în ziua anterioară datei de începere sau de încetare.

Transfer

Datele privind transferul se transmit în 5 zile lucrătoare de la data transferului, respectiv de la data preluării prin transfer.

Încetarea contractului

Se transmite cel târziu la data încetării contractului individual de muncă sau la data la care angajatorul a luat cunoștință de evenimentul care a determinat încetarea.

Amenzile

Cuantumurile sunt cele din hotărâre și se aplică, în mai multe cazuri, pentru fiecare persoană sau fiecare situație neînregistrată, nu o singură dată pe control.

• Elemente ale contractului netransmise în termen, când există dovada prestării muncii și a plății salariului, iar contractul a fost declarat la ANAF în termen: 3.000–5.000 lei pentru fiecare persoană.
• Date privind transferul netransmise în termen: 5.000–8.000 lei.
• Detașare neînregistrată, în țară sau în alt stat: 3.000–5.000 lei pentru fiecare situație.
• Suspendare neînregistrată: 3.000–5.000 lei pentru fiecare situație.
• Modificări netransmise în termen, inclusiv cele privind angajatorul, contractul, suspendarea sau încetarea: 5.000–8.000 lei.
• Registru completat cu date eronate sau incomplete: 3.000–6.000 lei.

Netransmiterea datelor înainte de începerea activității nu figurează în lista de mai sus pentru că se sancționează separat, ca muncă nedeclarată, în condițiile articolului 260 din Codul muncii.

Externalizarea nu transferă răspunderea

Serviciul de completare și transmitere în registru poate fi contractat către un prestator. Hotărârea prevede explicit că această contractare nu îl exonerează pe angajator de obligațiile stabilite, iar răspunderea pentru completare, transmitere și corectitudine rămâne a lui.

Practic, în caz de control, angajatorul răspunde. Contractul de prestări servicii are, la rândul lui, un termen propriu de raportare în registru: 3 zile lucrătoare de la încheierea, respectiv de la încetarea lui.

Concluzia operațională nu este să eviți externalizarea, ci să ceri prestatorului dovada transmiterii pentru fiecare eveniment și să o păstrezi.

Cele patru greșeli care produc majoritatea amenzilor

1. Raportarea angajării în prima zi de lucru, nu în ziua anterioară.
2. Numărarea celor 3 zile lucrătoare pentru concediul medical de la data îmbolnăvirii, nu de la înregistrarea certificatului.
3. Tratarea detașării ca pe o modificare obișnuită și raportarea ei după începere.
4. Presupunerea că, odată externalizat serviciul, obligația și răspunderea au trecut la prestator.

Ce verifici acum, în zece minute

• Ai dovada transmiterii pentru fiecare angajare din ultimele trei luni, datată cu o zi înainte de începerea activității?
• Certificatele medicale înregistrate în ultima lună au fost raportate în trei zile lucrătoare de la înregistrare?
• Detașările în curs au fost raportate înainte de data de începere?
• Contractul cu prestatorul de servicii REGES este el însuși înregistrat?

Sursa termenelor si a sanctiunilor din acest ghid: Hotararea Guvernului nr. 295/2025 privind Registrul general de evidenta a salariatilor, publicata in Monitorul Oficial nr. 279 din 31 martie 2025, articolele 5 si 9.

Dacă vrei ca aceste termene să fie urmărite de cineva care răspunde pentru ele, echipa noastră de consultanță HR preia evidența salariaților și transmiterea în REGES-Online, cu dovada fiecărei raportări. Scrie-ne ce situație ai în firmă.