Arhivarea documentelor financiar-contabile și fiscale în 2026: obligații, termene și reguli pentru companii

Legislația contabilă și fiscală permite în prezent atât arhivarea fizică, cât și arhivarea electronică a documentelor financiar-contabile. Totuși, obligațiile privind perioada de păstrare, condițiile de arhivare și responsabilitățile administratorilor rămân esențiale în cazul unui control fiscal sau al unei inspecții din partea altor autorități.

În continuare prezentăm principalele reguli aplicabile în 2026 privind arhivarea documentelor financiar-contabile și fiscale.

Care este termenul de păstrare a documentelor financiar-contabile?

Potrivit art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor contabile trebuie păstrate timp de:

5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.

Exemplu

Pentru un document emis în cursul anului 2026:

• exercițiu financiar se încheie la 31.12.2026
• termenul începe la 01.07.2027
• perioada de păstrare expiră la 30.06.2032

Ce documente trebuie păstrate mai mult de 5 ani?

Există o excepție importantă pentru documentele care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață utilă mai mare de 5 ani.

În această categorie intră, de regulă:

• facturile de achiziție pentru imobilizări
• contractele de achiziție ale activelor
• procesele-verbale de recepție
• documentația tehnică aferentă investițiilor.

Aceste documente trebuie păstrate pe întreaga durată de viață utilă a activului.

Este permisă arhivarea electronică?

Da.

Legislația actuală permite păstrarea documentelor financiar-contabile:

• pe suport hârtie
• pe suport electronic
• la sediul social
• la sediile secundare
• la domiciliul fiscal
• prin intermediul unor operatori autorizați pentru servicii arhivistice.

Astfel, companiile pot implementa sisteme digitale de arhivare fără obligația menținerii unei arhive fizice paralele pentru toate documentele.

Ce condiții trebuie respectate pentru arhivarea electronică?

În cazul evidențelor ținute cu ajutorul programelor informatice, contribuabilii trebuie să asigure:

• păstrarea documentelor în format electronic pe întreaga perioadă legală;
• posibilitatea listării documentelor la solicitarea organelor de control;
• conservarea aplicațiilor informatice cu ajutorul cărora au fost generate evidențele.

Din perspectivă practică, societățile ar trebui să implementeze:

• proceduri interne de arhivare
• sisteme de backup periodic
• control al accesului la documente
• măsuri de protecție împotriva pierderii datelor.

Este obligatorie utilizarea unui arhivator electronic autorizat?

Nu.

Ordinul MFP nr. 2.634/2015 stabilește că documentele financiar-contabile păstrate electronic, inclusiv cele convertite din format hârtie în format electronic, nu necesită aplicarea obligatorie a prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică.

Această prevedere oferă companiilor flexibilitate în alegerea soluțiilor de arhivare digitală.

Cine răspunde pentru păstrarea documentelor?

Externalizarea arhivei nu transferă răspunderea legală.

Responsabilitatea pentru păstrarea documentelor revine:

• administratorului societății
• ordonatorului de credite
• persoanei desemnate pentru gestionarea entității.

În cazul unui control ANAF, societatea trebuie să poată prezenta documentele solicitate indiferent unde sunt acestea arhivate.

Reguli pentru arhivarea documentelor pe suport hârtie

Atunci când documentele sunt păstrate fizic, acestea trebuie:

• grupate în dosare
• numerotate și șnuruite
• organizate cronologic și sistematic
• păstrate în spații special amenajate
• protejate împotriva degradării, distrugerii, sustragerii și incendiilor.

De asemenea, evidența arhivei trebuie ținută prin Registrul de evidență al arhivei, conform Legii Arhivelor Naționale.

Cum se elimină documentele după expirarea termenului legal?

După expirarea termenului de păstrare:

• documentele nu pot fi distruse automat
• eliminarea se realizează printr-o comisie desemnată de entitate
• se întocmește un proces-verbal de eliminare
• documentele eliminate se scad din Registrul de evidență al arhivei.

Ce se întâmplă la încetarea activității societății?

În cazul dizolvării sau lichidării unei societăți, documentele financiar-contabile trebuie:

• păstrate conform prevederilor Legii societăților
• sau predate instituțiilor competente, după caz.

Obligația de conservare a documentelor nu încetează odată cu încetarea activității economice.

Recomandarea Geseidl

Pentru reducerea riscurilor fiscale și operaționale, recomandăm implementarea unei politici interne de arhivare care să includă:

• clasificarea documentelor pe categorii;
• termene de păstrare diferențiate
• proceduri de backup și recuperare a datelor
• reguli privind accesul și securitatea informațiilor
• proceduri documentate pentru eliminarea arhivei expirate.

O arhivare corectă nu reprezintă doar o obligație legală, ci și o măsură esențială de protecție în cadrul controalelor fiscale, litigiilor comerciale și proceselor de audit.