What you need to know about e-Invoice B2C and the grace period for penalties



Ioana Drăghici, Client Consultant at Geseidl Consulting Group,
explains:

Starting January 1, 2025, sending invoices issued to
consumers (B2C) in the national RO e-Invoice system will become mandatory for
all economic operators. However, penalties for non-compliance with this
obligation will only be applied starting July 1, 2025, giving companies a
period of adjustment.

To clarify the implications of this measure, Ioana
Drăghici, Client Consultant at Geseidl Consulting Group, explains what the
new obligations consist of and how companies should prepare in the coming
period.

The implementation calendar for e-Invoice B2C

"The obligation to send B2C invoices in the RO
e-Invoice system comes into effect on January 1, 2025," emphasizes Ioana Drăghici.

"According to OUG 69/2024, the amendments made to OUG 120/2021
clearly establish that economic operators, regardless of their VAT status, will
have to transmit in e-Invoice all invoices issued for the supply of
goods and services provided to individuals."

It is important to note that fiscal receipts that
meet the conditions of a simplified invoice are exempt from this
obligation.

To facilitate the transition, authorities have provided a
6-month grace period, so penalties will only be applied starting July 1, 2025.

"After July 1, 2025, failure to comply with the obligation of
transmitting invoices in the RO e-Invoice system will be sanctioned based on
the category of the taxpayer," explains Ioana Drăghici:

Large taxpayers: fine between 5,000 and 10,000 lei;

Medium taxpayers: fine between 2,500 and 5,000 lei;

Other legal entities and individuals: fine between
1,000 and 2,500 lei.

"For individuals, nothing will change in the way of
receiving invoices, which is an important aspect to communicate to end
customers," points out the Consultant from Geseidl.

"B2C invoices will continue to be sent through usual
channels — either through traditional mail or electronic mail — without
individuals being required to create an account in the Virtual Private Space
(SPV) to access them."

Our colleague, Ioana Drăghici emphasizes a few essential
recommendations for the grace period:

Checking the compatibility of invoicing systems with
the RO e-Invoice platform;

Testing the transmission of invoices in e-Invoice during this
period, to identify any non-compliances;

&nbsp;Preparing and training internal teams involved in the
invoicing process;

&nbsp;Informing individual clients about the continuity of the
method of receiving invoices.

"e-Invoice B2C is a natural step in the process of
digital fiscalization and in increasing transparency in the relationship between
companies and the tax administration," concludes Ioana Drăghici.

"The grace period until July 1, 2025 gives companies
the chance to adapt without the immediate risk of penalties. It's important to
make the most of this time to prepare properly and ensure efficient
implementation."

The Geseidl Consulting Group team remains alongside clients
to provide advice and support in implementing the new requirements related to
e-Invoice B2C.

For any questions or personalized assistance, do
not hesitate to contact us.

Discover everything you need to know about e-Invoice B2C. Find out how you can prepare and avoid penalties. Read now!

e-Invoice B2C: A Small Guide and Grace Period

What you need to know about e-Invoice B2C and the grace period for penalties

Ce trebuie să știți despre e-Factura B2C și perioada de
grație pentru sancțiuni

Ioana Drăghici, Consultant client Geseidl Consulting Group,
explică:

De la 1 ianuarie 2025, transmiterea facturilor emise către
consumatori (B2C) în sistemul național RO e-Factura devine obligatorie pentru
toți operatorii economici. Cu toate acestea, sancțiunile pentru nerespectarea
acestei obligații vor fi aplicate abia de la 1 iulie 2025, oferind firmelor o
perioadă de acomodare.

Pentru a clarifica implicațiile acestei măsuri, Ioana
Drăghici, Consultant client în cadrul Geseidl Consulting Group, explică în ce
constau noile obligații și cum ar trebui să se pregătească firmele în perioada
următoare.

Calendarul implementării e-Factura B2C

„Obligația transmiterii facturilor B2C în sistemul RO
e-Factura intră în vigoare de la 1 ianuarie 2025”, subliniază Ioana Drăghici.

„Conform OUG 69/2024, completările aduse OUG 120/2021
stabilesc clar că operatorii economici, indiferent de statutul lor de TVA, vor
trebui să transmită în e-Factura toate facturile emise pentru livrările de
bunuri și prestările de servicii efectuate către persoane fizice.”

Este important de reținut că bonurile fiscale care
îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate sunt exceptate de la această
obligație.

Pentru a facilita tranziția, autoritățile au prevăzut o
perioadă de grație de 6 luni, astfel încât sancțiunile contravenționale vor fi
aplicate abia de la 1 iulie 2025.

„După data de 1 iulie 2025, neîndeplinirea obligației de
transmitere a facturilor în sistemul RO e-Factura va fi sancționată în funcție
de categoria contribuabilului”, explică Ioana Drăghici:

Contribuabili mari: amendă între 5.000 și 10.000 lei;

Contribuabili mijlocii: amendă între 2.500 și 5.000 lei;

Alte persoane juridice și persoane fizice: amendă între
1.000 și 2.500 lei.

„Pentru persoanele fizice, nimic nu se schimbă în modul de
primire a facturilor, ceea ce este un aspect important de comunicat și către
clienții finali”, atrage atenția Consultantul Geseidl.

„Facturile B2C vor continua să fie transmise prin canalele
uzuale — fie prin poșta clasică, fie prin poșta electronică — fără ca
persoanele fizice să fie obligate să își creeze cont în Spațiul Privat Virtual
(SPV) pentru a le accesa.”

Colega noastră, Ioana Drăghici subliniază câteva recomandări
esențiale pentru perioada de grație:

Verificarea compatibilității sistemelor de facturare cu
platforma RO e-Factura;

Testarea transmiterii facturilor în e-Factura în această
perioadă, pentru a identifica eventuale neconformități;

&nbsp;Pregătirea și instruirea echipelor interne implicate în
procesul de facturare;

&nbsp;Informarea clienților persoane fizice cu privire la
continuitatea modalității de primire a facturilor.

„e-Factura B2C este un pas firesc în procesul de
digitalizare fiscală și în creșterea transparenței în relația dintre companii
și administrația fiscală”, concluzionează Ioana Drăghici.

„Perioada de grație până la 1 iulie 2025 oferă firmelor
șansa de a se adapta fără riscul imediat al sancțiunilor. Este important să
valorificăm acest timp pentru a ne pregăti corect și pentru a asigura o
implementare eficientă.”

Echipa Geseidl Consulting Group rămâne alături de clienți
pentru a oferi consultanță și suport în implementarea noilor cerințe legate de
e-Factura B2C.

Pentru orice întrebări sau asistență personalizată, nu
ezitați să ne contactați.

Descoperă tot ce trebuie să știi despre e-Factura B2C. Află cum te poți pregăti și evită sancțiunile. Citește acum!

Geseidl

Ce trebuie să știți despre e-Factura B2C și perioada de grație pentru sancțiuni