Facturarea electronică RO e-Factura: ce trebuie să știi după Legea nr. 88/2026

Facturarea electronică RO e-Factura: ce trebuie să știi după Legea nr. 88/2026

Sistemul național RO e-Factura a devenit, treptat, coloana vertebrală a facturării în România. Cadrul principal rămâne OUG nr. 120/2021, iar Legea nr. 88/2026 (care aprobă OUG nr. 128/2024 pentru modificarea Codului fiscal - Legea nr. 227/2015) aduce clarificări și scutiri noi. Am sintetizat mai jos, pe înțelesul mediului de afaceri, cine, ce și când are obligații de facturare electronică, împreună cu termenele și sancțiunile aplicabile.

Materialul se bazează pe informarea „Facturarea electronică cuprinzând modificările aduse de Legea nr. 88/2026", elaborată de Serviciul Îndrumare, Asistență și Servicii Contribuabili - DGRFP Brașov, la data de 30.06.2026.

Ce este, de fapt, o factură electronică

Conform art. 2 alin. (1) din OUG nr. 120/2021, factura electronică este factura emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică și automată. Un simplu PDF trimis pe e-mail nu este factură electronică în sensul legii.

Legea folosește trei tipuri de relații:

• B2G - între un operator economic (contractant sau subcontractant) și autorități/entități contractante;
• B2B - între doi operatori economici;
• B2C - între un operator economic (persoană impozabilă stabilită în România) și o persoană neimpozabilă.

Prin persoane impozabile stabilite în România (art. 266 alin. (2) din Codul fiscal) se înțeleg cele care au sediul activității economice în România sau care au un sediu fix în România, cu suficiente resurse tehnice și umane pentru a efectua regulat livrări/prestări impozabile.

I. Relația B2G și operațiunile cu instituțiile publice

A. Facturare electronică pentru operațiuni B2G (achiziții publice) - oblogatoriu de la data de 01.07.2022

B. Facturare electronică în relația cu instituțiile publice (altele decât achiziții publice) - Obligatoiu de la data de 01.07.2024

Excepții: facturarea electronică nu se aplică facturilor emise ca urmare a executării contractelor clasificate potrivit legii sau atunci când atribuirea și executarea au necesitat măsuri speciale de securitate pentru protejarea unor interese esențiale de securitate ale statului.

Obligații și amenzi: entitățile publice efectuează plăți din bugetul propriu numai dacă facturile sunt emise și transmise/primite electronic. Nerespectarea se sancționează cu amendă de la 500 lei la 1.000 lei, plus dobânzi și penalități/majorări de întârziere aferente veniturilor bugetare, pentru perioada dintre producerea prejudiciului/efectuarea plății și recuperarea sumelor.

II. Relația B2B - obligatoriu din 01.07.2024

Facturarea electronică este obligatorie începând cu 01.07.2024 între persoane impozabile stabilite în România, pentru:

• livrările de bunuri și prestările de servicii cu locul livrării/prestării în România (conform titlului TVA din Codul fiscal);
• autofacturile emise în cazul livrărilor și prestărilor către sine.

Termen-limită de transmitere: 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Codul fiscal.

Sancțiuni pentru emitenți:

• Nefacturarea electronică - amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii;
• Depășirea termenului-limită (pentru una sau mai multe facturi al căror termen intervine într-o lună calendaristică):

Sancțiune pentru destinatari: primirea și înregistrarea facturii altfel decât electronic - amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii.

Excepții (B2B):

• bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate;
• facturile pentru operațiuni care nu sunt în sfera de aplicare a TVA sau pentru sume care nu se includ în baza de impozitare a TVA, pentru care nu există obligația emiterii unei facturi conform art. 319;
• facturile pentru livrări intracomunitare de bunuri, când beneficiarul - persoană impozabilă stabilită în România - comunică un cod de TVA din alt stat membru.

III. Relația B2C - obligatoriu din 01.01.2025

Transmiterea (raportarea) în sistemul RO e-Factura a facturilor emise către persoane neimpozabile (persoane fizice) este obligatorie începând cu 01.01.2025.

Obligațiile furnizorului/prestatorului:

• să transmită facturile emise în sistemul RO e-Factura;
• să emită și beneficiarilor aceste facturi, conform art. 319 din Codul fiscal.

Identificarea persoanei fizice: dacă beneficiarul, persoană fizică, nu se identifică prin niciun cod de identificare fiscală (inclusiv CNP), facturile se emit utilizând un cod format din 13 cifre de zero în locul codului de identificare fiscală. Persoana fizică ce nu se identifică sau optează să se identifice prin CNP se consideră în relația B2C.

Sancțiuni (începând cu 1 iulie 2025): netransmiterea facturilor emise în sistemul RO e-Factura, pentru facturi al căror termen intervine într-o lună calendaristică:

• contribuabili mari: 5.000 - 10.000 lei;
• contribuabili mijlocii: 2.500 - 5.000 lei;
• celelalte persoane juridice și persoanele fizice: 1.000 - 2.500 lei.

Excepțiile sunt aceleași ca la B2B (bonuri fiscale simplificate, operațiuni în afara sferei TVA).

Noutate Legea nr. 88/2026: furnizorii care se identifică prin CNP

Începând cu 01.06.2026, s-a reglementat expres că furnizorii/prestatorii care se identifică fiscal prin codul numeric personal NU au obligația de a respecta prevederile privind facturarea electronică/transmiterea facturilor în sistemul RO e-Factura.

Aceste persoane pot opta pentru utilizarea sistemului. Dacă optează pentru transmiterea facturilor în RO e-Factura, sunt obligate să fie înregistrate în Registrul RO e-Factura opțional, înregistrarea producând efecte de la data de 1 a lunii următoare exercitării opțiunii.

Persoanele deja înscrise (în Registrul RO e-Factura obligatoriu sau opțional, inclusiv agricultorii) pot solicita scoaterea din aceste registre; scoaterea produce efecte de la data de 1 a lunii următoare celei în care au solicitat-o.

IV. Asociații, fundații și entități fără scop patrimonial - obligatoriu din 01.07.2025

Pentru entitățile non-profit neînregistrate în scopuri de TVA care desfășoară activități economice, facturarea/transmiterea electronică este obligatorie începând cu 01.07.2025. Se au în vedere facturile emise de și către asociații, fundații, alte asociații fără scop lucrativ/patrimonial, partide politice și culte.

• Operatorii economici (persoane impozabile stabilite în România) care livrează bunuri/prestează servicii către astfel de entități neînregistrate în scopuri de TVA, înscrise în Registrul RO e-Factura obligatoriu, au obligația de a transmite facturile prin sistemul RO e-Factura.
• Entitățile non-profit trebuie să solicite înscrierea în Registrul RO e-Factura obligatoriu. Cele care încep să desfășoare activități economice după 30 iunie 2025 solicită înscrierea înainte de a începe activitatea și sunt înscrise în termen de 3 zile lucrătoare de la data solicitării.
• În relația B2B, B2G și alte relații cu instituții publice - facturează electronic; în relația B2C - transmit facturile în RO e-Factura și le emit beneficiarilor conform art. 319.

Entitățile non-profit înregistrate în scopuri de TVA care efectuează livrări/prestări acționează ca operator economic, cu obligațiile specifice fiecărei relații (B2B, B2G, B2C).

V. Particularități noi (Legea nr. 88/2026) - regim opțional

Pentru următoarele categorii, utilizarea sistemului este opțională:

• agricultorii persoane fizice care aplică Regimul special pentru agricultori;
• ambasadele, oficiile consulare, organismele internaționale etc. (persoanele prevăzute la art. 294 alin. (1) lit. j) - n) din Codul fiscal);
• institutele/centrele culturale ale altor state care activează în România în baza unor acorduri interguvernamentale.

Aceste categorii pot solicita înscrierea în Registrul RO e-Factura opțional; dacă au fost înscrise în registrul obligatoriu sau opțional, pot solicita scoaterea, cu efect de la data de 1 a lunii următoare.

Operatorii economici care livrează/prestează către aceste categorii nu au obligația transmiterii facturilor prin RO e-Factura, cu excepția cazului în care beneficiarii sunt înscriși în Registrul RO e-Factura opțional.

Operatorii economici nestabiliți în România

Operatorii economici nestabiliți în România (conform art. 266 alin. (2) din Codul fiscal) care optează pentru facturarea electronică în relația B2B sau B2G au obligația să fie înregistrați în „Registrul RO e-Factura opțional". De la momentul înscrierii, emitentul dobândește și calitatea de destinatar.

VI. Executare silită

Aplicarea sistemului RO e-Factura este obligatorie și pentru facturile emise în numele și în contul furnizorilor (persoane impozabile stabilite în România) de către organele de executare silită, executorii judecătorești și Agenția Națională de Administrare a Bunurilor Indisponibilizate, pentru livrările efectuate în cadrul executării silite sau al valorificării bunurilor mobile și imobile sechestrate în procesul penal.

Termene de aplicare:

• 01.07.2024 - relația B2G și alte operațiuni cu instituții publice;
• 01.07.2024 - relația B2B;
• 01.01.2025 - relația B2C.

Facturile emise în numele și în contul furnizorilor se transmit și acestora prin sistemul RO e-Factura. Sancțiune: amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei pentru fiecare factură pentru care nu au fost respectate prevederile.

De reținut

• Pentru contravențiile la regimul e-Factura nu se poate achita, în termen de cel mult 15 zile de la înmânarea/comunicarea procesului-verbal, jumătate din minimul amenzii (art. LVIII din Legea nr. 296/2023).
• Calendarul obligativității, pe scurt: B2G - 2022/2024, B2B - 01.07.2024, B2C (raportare) - 01.01.2025, entități non-profit - 01.07.2025, iar din 01.06.2026 scutirea pentru cei care se identifică prin CNP.
• Verificați dacă sunteți înscriși corect (obligatoriu vs. opțional) în Registrul RO e-Factura și dacă termenul de 5 zile lucrătoare este respectat pentru fiecare factură B2B.

Ai nevoie de sprijin în implementarea RO e-Factura sau în verificarea conformității? Echipa Geseidl Consulting Group te ajută cu configurarea fluxurilor de facturare electronică și cu raportarea corectă în sistemul ANAF. Scrie-ne la office@geseidl.ro.

Prezentul material are caracter informativ și reflectă legislația în vigoare la data de 30.06.2026. Pentru situații particulare, vă recomandăm consultanță fiscală individuală.